VERBİS kaydı ve güncellemesi envanterden gelir
VERBİS'e girilen bilgiler ayrı bir çalışma değildir: kategori, amaç, hukuki sebep, saklama süresi, alıcı grupları ve aktarımlar zaten envanterin alanlarıdır. Kayıt envanterde güncel kaldığı sürece sicil bildirimi de güncel kalır.
Kimin kayıt yükümlülüğü var?
KVKK m.16 uyarınca kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, kişisel veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolması gerekir. Kurul'un getirdiği istisnalardan birine girmeyen her veri sorumlusunun kayıt yükümlülüğü vardır.
Büyüklüğe göre istisna: yıllık çalışan sayısı 50'den az ve yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL'den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar (Kurul kararları 2018/87 ve 2023/1154). Ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olanlarda eşik, yıllık çalışan sayısı 10'dan az ve yıllık mali bilanço toplamı 10 milyon TL'den azdır (2025/1572).
Çalışan sayısında, tamamlanmış bir yılın 12 ayından en az 7'sinde Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesiyle bildirilen sayı esas alınır. Bilanço esasına göre defter tutanlarda iki ölçüt birlikte aranır; bilanço esasına göre defter tutmayanlarda yalnız yıllık çalışan sayısına bakılır (2025/2393).
Faaliyete göre istisna: herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler, noterler, avukatlar, siyasi partiler, serbest muhasebeci mali müşavirler ve yeminli mali müşavirler (2018/32); gümrük müşavirleri ve yetkilendirilmiş gümrük müşavirleri (2018/68); arabulucular (2018/75); ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak üzere kişisel veri işleyen ve kendisine bağlı iktisadi işletmesi bulunmayan Türkiye'de yerleşik dernek, vakıf ve sendikalar (2018/32; 2020/315 ve 2021/571 sayılı kararlarla değişik); köy kamu tüzel kişilikleri (2023/2135).
Sicile kayıttan istisna olmak Kanun'dan istisna olmak demek değildir; istisna kapsamındaki veri sorumluları da Kanun'un diğer hükümlerine uymak zorundadır.
Yükümlülük sizde ise bildirilen bilgilerin doğru ve güncel olması da sizdedir. Değişiklikleri takip etmenin en kolay yolu, bildirimin kaynağı olan envanteri güncel tutmaktır.
Envanterden sicile
Envanterde her süreç için ilgili kişi grubu, veri kategorileri ve türleri, işleme amaçları, hukuki sebepler, saklama süresi, alıcı grupları ile yurt içi ve yurt dışı aktarımlar tutulur. Bunlar sicile bildirilen alanlarla hizalıdır.
Kayıt VERBİS yapısındaki Excel ve CSV dosyası olarak dışa aktarılır. Bildirimi VERBİS üzerinden siz yaparsınız.
Güncel tutmak
Envanterdeki her süreç sekiz başlık üzerinden eksik kontrolünden geçer ve bir sorumluya bağlanır. Böylece hangi süreçte ne eksik, kimin üzerinde olduğu uygulama içerisinde gözükür.
Uyumluluk raporunun envanter alanı da aynı kayıtları okur; sicile bildirilecek bilgideki boşluk raporda da görünür.
Sıra
- Envanter kurulur ya da mevcut dosya yüklenir.
- Eksik alanlar süreç bazında tamamlanır.
- VERBİS yapısındaki dosya dışa aktarılır.
- Bildirim VERBİS üzerinden yapılır; değişiklikte kayıt güncellenir.
Kullanılan modüller
Sınırlar
- VERBİS'e otomatik bildirim göndermez; sistemle bir entegrasyonu yoktur.
- Kayıt yükümlülüğünün size uygulanıp uygulanmadığını değerlendirmez.
- Sicile bildirilen bilgi ile envanterdeki bilginin uyumu sizin sorumluluğunuzdadır.
Sık sorulanlar
- VERBİS'e otomatik aktarım var mı?
- Hayır. Kayıt VERBİS alanlarıyla hizalı tutulur ve dışa aktarılır; girişi siz yaparsınız.
- Bilgiler değişince ne yapmak gerekir?
- Envanterdeki süreci güncellersiniz, dosyayı yeniden alırsınız. Sicildeki bilgiyi güncel tutmak veri sorumlusunun yükümlülüğüdür. VERBİS henüz otomatik entegrasyon için API sağlamamaktadır.