İlgili Kişi Başvuruları: her başvuruda minimum efor
Başvuru geldiği gün süre işlemeye başlar. Modül, başvuruyu kaydeder, süreyi takip eder, yanıtı hazırlar ve her adımı kanıtıyla saklar.
Başvurunun alınması
Başvuruların alınması için kullanmakta olduğunuz e-posta sağlayıcısını (Gmail) sisteminize entegre ederek başvuruların otomatik olarak okunmasını sağlayabilirsiniz. Sistem otomatik olarak başvuran bilgilerini e-postadan ayıklayarak kaydı oluşturur.
Süre ve sorumluluk
Cevap süresi başvurunun alındığı tarihten işler ve en geç 30 gündür. Süreye 7 gün kala ve süre geçtiğinde bildirim gelir. Başvuru bir kişiye atanır; atama, not ve durum değişiklikleri kişi adıyla zaman çizelgesine yazılır.
Yanıt
Başvuruyla ilgili süreçler envanterden bağlanır; yapay zeka bu kayıtlara ve sizin verdiğiniz talimata dayanan bir yanıt taslağı yazar. Taslak kayda kendiliğinden girmez, düzenleyip kabul edersiniz. Yanıt uygulama içerisinden ilgili kişiye, başvuruda kayıtlı e-posta adresine gönderilir. Dilerseniz yanıtı Word ya da PDF olarak indirebilirsiniz.
Kanıt
Başvurunun alınmasından yanıtına kadar her adım, kimin ne zaman yaptığıyla birlikte saklanır. Denetimde istenen şey çoğunlukla bu zincirdir.
Nasıl çalışır
- Başvuru posta kutusundan alınır ve kaydedilir.
- Yapay zeka alanları ayıklar, siz onaylarsınız; süre başlar.
- İlgili süreçler envanterden bağlanır, yanıt taslağı yazılır.
- Onayladığınız yanıt gönderilir, kanıt saklanır.
Bu modülün yapmadıkları
- Kişinin verisini sistemlerinizde arayıp bulmaz; yanıt, envanterdeki süreç bilgisine dayanır.
- Yanıt taslağı hukuki görüş değildir; kararı siz verirsiniz.
- Başvuru kanalı olarak bağlı posta kutunuz kullanılır; diğer kanallardan gelenler elle kaydedilir.
Sık sorulanlar
- Süre ne zaman başlar?
- Başvurunun size ulaştığı gün. Tarihi elle de düzeltebilirsiniz.
- Yanıtı yapay zeka mı gönderiyor?
- Hayır. Taslağı hazırlar; onaylayıp gönderen sizsiniz.